Het aantal leden is in de praktijk nog geen garantie voor omzet

We hebben jaren geïnvesteerd in ons retentiebeleid. Hoe houden we de klanten tevreden en binnen zodat de abonnementinkomsten doorlopen? De controle op de lopende abonnementen waarvan de betalingen niet binnenkwamen, was echter een ondergeschoven kindje. ‘Dat is waar de branche het heeft laten liggen’, meent Joost van der Helm van Credifixx. Maar gelukkig is het nog niet te laat.

Het aantal leden van je club kan in theorie goed klinken, maar dan heb je in de praktijk het geld nog niet binnen. Steeds meer fitnessbedrijven hebben te maken met abonnementsgelden die gestorneerd worden vanwege ontoereikend saldo. ‘Voor veel fitnessondernemers is het ook één van de minst leuke onderdelen van het ondernemerspakket: debiteurenbeheer. Het staat ver af van de sportieve ambities waar de passie van de ondernemer ligt’, aldus Van der Helm. Bovendien is er sprake van een commercieel spanningsveld wanneer de altijd vriendelijke receptioniste ineens moet ‘zeuren’ om geld. De oplossing is simpel en wordt binnen de fitnessbranche steeds populairder: besteed deze taken uit aan een externe partner die incasseert met behoud van je klant.

Welk bedrijf past bij jouw bedrijf en wanbetalers?
Met de groei van incasso’s de afgelopen jaren is er ook een groei te zien van bedrijven die deze dienst aanbieden. Waar moet je op letten als je een bedrijf inschakelt? ‘Natuurlijk zijn er bedrijven die verschillen van aanpak. Belangrijk is dat je het goede gevoel hebt en dat het incassobedrijf past bij je onderneming. Begrijpen ze dat je de klanten wel als klant wilt behouden en stralen ze uit wat je als bedrijf ook uit wilt stralen?’, schetst Van der Helm. Wanneer je een klein fitnesscentrum in een klein verzorgingsgebied hebt, wil je niet dat je klanten op zakelijke toon worden opgebeld om het geld te innen. Dan kom je veel verder met een betalingsregeling die op vriendelijke wijze tot stand komt. Zit je echter in een grote stad met een klantenbestand dat erg wisselt, omdat klanten iedere keer ingaan op een andere aanbieding in de markt, is het raadzaam om zo snel mogelijk en zakelijk het bedrag te innen.

No cure, no pay
Veel incassobedrijven werken tegenwoordig volgens het No Cure-No Pay-principe. Hierbij zijn er pas kosten voor het fitnessbedrijf, wanneer de wanbetaler heeft betaald. ‘Wij werken ook op deze manier, waarbij er bovendien geen addertjes onder het gras zijn, zoals extra kosten na inning. Het zegt iets over de wijze waarop het incassobedrijf zich inzet voor het dossier’, aldus de Van der Helm. Het neerleggen van een dossier bij het bureau, heeft dus geen aanvullende kosten voor de ondernemer? ‘Nee, de kosten van onze medewerkers worden verhaald op de klant met de openstaande vordering’, bevestigt Van der Helm. Een ander teken van professionaliteit is de toekenning van het NVI keurmerk. ‘Wij werken heel transparant. Zo is er een aparte rekening waar het geld van derden op gestort wordt. Op die manier weten onze klanten zeker, dat Credifixx niet met hun geld werkt. Dit zijn werkwijzen waar je zeker even naar moet vragen voordat je met een incassobureau in zee gaat’, tipt Van der Helm.

Soms terechte achterstand in betaling
Van der Helm ziet in de praktijk ook situaties waareen begrijpelijke en ‘terechte’ achterstand in betaling is. Van der Helm: ‘Wanneer het aantal lesuren of openingsuren met de helft is verminderd, of de toiletten en douches keer op keer niet schoon zijn, is het niet heel verwonderlijk dat mensen bewust weigeren te betalen. Vaak zien we in dit soort gevallen dat het gebrek aan communicatie oorzaak is van de frustratie en het wanbetalen’. Bij het landelijke administratie- en incassokantoor hebben ze een ervaren juridische afdeling die zich onder meer over dergelijke dossiers kan buigen. ‘Met eerlijk advies, soms de inzet van een mediator en kennis van de meest actuele wetgeving, komt het eigenlijk altijd goed’, weet Van der Helm uit ervaring.

Het voorkomen van wanbetalers
Is het dan gewoon domme pech wanneer een groot deel van je klantenbestand niet of heel slecht betaalt? ‘Deels is het pech, maar je kunt ook een hoop ellende voorkomen door een toekomstig lid te scannen op kredietwaardigheid. Wij hebben een eigen landelijke database waarin we met een snelle check kunnen inschatten of iemand een betalingsrisico vormt op basis van het verleden. Zo zien we of bijvoorbeeld andere ondernemers (zoals collega-fitnessondernemers of telefoniebedrijven) al een gerechtelijke procedure zijn gestart’, laat Van der Helm zien. Een andere risicoklant, die vooral in de grotere steden voor problemen kan zorgen, is volgens Van der Helm de expat die ineens met de horizon vertrekt, zonder dat je als ondernemer de schulden ergens kunt verhalen. ‘Met een snelle check van slechts €3,50 (ex BTW) heb je meer inzicht in de betalingsgeschiedenis van je nieuwe lid. Mochten er problemen zijn geweest, dan is het ook een optie om de leden vooruit te laten betalen in plaats van achteraf’, sluit Van der Helm af.

Voor meer informatie over Credifixx, www.credifixx.nl